Come organizzare e gestire i File

Vorresti gestire i tuoi file in modo sicuro ed efficace? Possiedi diversi computer e dispositivi di archiviazione con relative copie uguali degli stessi file? Vorresti far pulizia ma temi che diventi troppo oneroso e dispendioso di tempo? Niente paura, l’informatica negli ultimi anni si sta muovendo in questa direzione. Gestire e organizzare i nostri file è sempre più complesso, ma esistono ormai diversi servizi che ti permettono di poter gestire in modo appropriato i tuoi file e documenti, senza incappare nel rischio di avere copie diverse dello stesso file, soprattutto per chi possiede diversi computer, o palmari o anche qualche iPhone e chiavette USB.

Questo tema, in particolare i motivi che ci portano via via ad un’esponenziale dispersione dei nostri file, è stato trattato precedentemente nell’articolo Perché ordinare i File del Computer.

Chi aveva queste necessità e in qualche conosceva un po’ la Rete e aveva accesso presso qualche server, utilizzava questi ultimi per memorizzare delle copie dei file per poterli condividere o averli a disposizione dovunque esso si trovava, connessione a Internet e applicazioni utili permettendo.

E perché non utilizzare il medesimo sistema per il contenuto del file? È stata inventata quindi una tecnologia client-server attraverso la quale i team – soprattutto di sviluppo software – potevano monitorare e mantenere una copia solamente per ogni file condiviso e anche monitorare ogni singola modifica al contenuto del singolo file. Il server, in questo caso, occupa il ruolo di unico possessore dei file – tutte le copie di ogni individuo sono subordinate a quelle del server – , e ogni modifica del contenuto viene numerata progressivamente, commentata dall’autore e prende il nome di revisione.

I più famosi applicativi server-client che eseguono questo lavoro sono CVS e SVN, usatissimi in ambito informatico e nell’industria del software.

Condivisione di file nella Rete.

I servizi quali imageShack, YouTube, Google Picasa e anche i Social Network, permettono la condivisione dei file, pur lasciando il compito della gestione all’unico possessore del file. Tutti gli altri possono accedervi in sola lettura e magari condividerlo ulteriormente con altri. Questi servizi oggi sono largamente utilizzati dagli Internauti di tutto il mondo. Tali servizi, però, sono utili quando si deve condividere con altri un singolo file per volta e molte volte senza poter definire con chi condividere cosa, o al limite organizzandoli in sotto strutture primitive – ad esempio un album fotografico – . Questi servizi soddisfano una parte dei reali bisogni.

Ma c’è di più.

Google Docs.

Questo servizio firmato Google permette di poter avere un’area personale dentro la quale poter creare cartelle e file direttamente online di tipo Document (simile a Word), Spreadsheet (simile ad Excel), Form e Presentation. Un potente upload permette anche di inviare file PDF e tanto altro ancora. Creando uno spazio simile mediante un’email, sarà possibile ad ogni individuo poter accedere online ai propri documenti tranquillamente e privatamente. Si potrà anche condividerli con altri contatti – email o mailing list non fa differenza – .

Per far si che la giungla di accessi non porti problemi nella gestione concorrenziale dei file, GDocs ha un sistema di autosaving e di revisione del file: in ogni momento sapremo sempre chi ha fatto cosa e quando.

Quando più di un utente utilizza un GDoc in formato spreadsheet, si noterà che il foglio diventi una sorta di chat, nella quale gli utenti si vedono e vedono in real time ciò che scrivono nelle diverse caselle della griglia.

Dropbox.

Questo servizio (sia free che a pagamento) tenta di risolvere il problema di un file memorizzato su diversi dispositivi. Utilizzando il relativo client, infatti, è possibile inviare i file e strutturarli in cartelle. Tutti i dispositivi provvisti di tale client avranno sempre un’unica copia aggiornata del medesimo file.
Inoltre permette la condivisione dei file in esso memorizzati o anche l’esecuzione su browser delle pagine HTML.

Purtroppo, sulle pennette USB non è possibile utilizzare il client di Dropbox, mentre su altri dispositivi è utilizzabile anche offline, ricordandoci poi di sincronizzare le copie dei file nel momento in cui avremo la Rete a disposizione.

Questi servizi aiutano molto la gestione dei nostri file, elevandosi come contenitori di informazioni e relegando i nostri dispositivi – computer, palmari, iPhone, etc – a semplici lettori. L’unica falla di questi servizi potrebbe riguardare la qualità della Rete, a volte scarsa o nulla, e i nostri file potrebbero non essere accessibili o aggiornabili. Attenzione, infine, a quando fate pulizia: potreste cancellare inavvertitamente file importanti o ritenuti erroneamente inutili in un primo momento.

Fonte Immagini: dezignus – life123 – thetechherald – dropbox